PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

I.                    PENDAHULUAN

Dalam perusahaan informasi sangat dibutuhkan  dan berperan penting  bila suatu perusahaan tersebut berkembang dan maju. Informasi adalah hal penting yang sangat vital bagi perusahaan, biasanya hampir setiap perusahaan mengarsipkan informasi – informasi penting meskipun informasi itu sudah lama yang sebelumnya difilter dan disimpan sementara dalam arsip. Dalam makalah ini akan dijelaskan secara detail bagaimana mengelola manajemen informasi yang baik didalam perusahaan yang sering disebut Sistem Manajemen Informasi.

II.                  PEMBAHASAN

PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Informasi merupakan salah satu sumber dasar yang ada bagi para manager dan memiliki nilai.

Informasi mempunyai nilai karena informasi akan memberikan sumber yang nyata dan akan lebih berperan bila suatu perusahaan kemudian bertambah besar.

Informasi :

Salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager

untuk mengendalikan organisasi tersebut dalam mencapai suatu tujuan.

Kebutuhan informasi didasarkan pada :

• Kegiatan bisnis yang semakin kompleks

• Kemampuan komputer yang semakin meningkat.

Manajemen Informasi

Manajemen Informasi sebagai sumber mempunyai pola yang sama, dimana tugas manajer pada

Manajemen Informasi adalah sebagai berikut;

• Bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memproses menjadi informasi yang dapat digunakan

• Menentukan orang – orang dalam perusahaan supaya dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula sehingga informasi dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen

• Membuang informasi yang kuno, tidak lengkap dan salah serta mengganti dengan informasi yang dapat digunakan

Kepentingan Manajemen Informasi

Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :

1.         Meningkatnya kompleksitas tugas manajemen

Hal ini disebabkan oleh karena :

a.        Pengaruh ekonomi internasional,

Semua perusahaan tidak dapat lepas dari pengaruh sistem perekonomian dunia saat

ini. Misalnya fluktuasi nilai tukar mata uang yang berubah dengan cepat

b.      Perkembangan teknologi dunia yang semakin pesat

Kemampuan seorang mengirim informasi dalam hitungan detik melalui satelit,

modem, fax, dsb. Peran manusia yang sudah mudah berkurang akibat modernisasi

pabrik dengan penggunaan robot.

c.       Semakin sempitnya kerangka waktu bagi para manajer untuk mengambil keputusan

Kemampuan manajer dalam mengambil keputusan dalam waktu yang sempit dan

ketat sangat dibutuhkan akibat persaingan dunia usaha yang juga semakin ketat.

2.       Keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.

Karena tugas manajer yang semakin kompleks maka usaha untuk meningkatkan efektifitas

dalam pemecahan masalah dengan menggunakan teknik kwantitatif dan peralatan elektronik.

Misal: Seorang manajer produksi SAMPOERNA yang dapat melakukan analisis hasil produksi

rokok melalui sebuah Personal Digital Assistan ketika melakukan penerbangan dari luar negri.

Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang manajer adalah :

1. Manusia

2. Material

3. Mesin termasuk fasilitas dan energi

4. Keuangan

5. Informasi termasuk data

  

Peranan manajerian menurut Mintzberg adalah :

1.        Peran antar pribadi (Interpersonal roles)

•  Pemimpin (Leader) yang mampu menyediakan motivasi

•   Berpenampilan tinggi (Figure head), Melaksanakan tugas seremonial

• Mampu berhubungan dengan orang lain (Laison), menjalin hubungan dengan orang yang berada diluar unit

2.       Peran informasional (Informational roles)

• Pemonitor (Monitor), Mencari informasi dan mengamati aktivitas yang ada

• Menyampaikan informasi (Disseminator)

• Juru bicara (Spokesperson)

3.       Peran pengambil keputusan (Decesition maker roles)

• Wiraswasta (Enterpreneur) membuat perbaikan

• Menangani gangguan (Disturbance Handler) dengan bereaksi terhadap kejadian yang tidak diduga

• Pembagi sumber (Resource allocator)

• Tawar – menawar (Negotiator)

Sistem :

Sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan.

Dalam sebuah system terdapat :

1.         Kelompok elemen, Sebuah sistem memiliki lebih dari satu elemen. Contoh : Batu cadas menjadi tembok

2.        Elemen terpadu, Semua elemen dari suatu sistem harus mempunyai beberapa hubungan yang logis. Contoh : Sepeda

3.        Maksud bersama untuk mencapai tujuan

Dirancang untuk mencapai satu tujuan atau lebih. Semua elemen bekerja untuk mencapai tujuan

sistem dan bukan untuk masing elemen tersebut. Contoh : Pelayanan di suatu kantor

Beberapa tahapan dalam pendekatan sistem

Langkah 1 : Usaha Persiapan (preparation effort)

ü  Pandangan organisasi sebagai satu system

ü  Mengenali sistem lingkungan

ü  Mengidentifikasiakan subsistem organisasi

Langkah 2 : Usaha definisi (definition effort)

ü  Proses sistem ke tingkat subsistem

ü  Analisis sistem sesuai urutan tertenttu

Langkah 3 : Usaha solusi (solution effort)

ü  Mengidentifikasi alternatif solusi

ü  Evaluasi alternatif solusi

ü  Pemilihan alternatif terbaik

ü  Implementasi solusi

ü  Tindak lanjut kepastian solusi yang efektif

Elemen Sistem

aa) Sistem  cloosed loop terdiri dari 3 elemen kontrol yaitu : elemen objektif, mekanisme kontrol dan feedback loop. Disini mekanisme pengendalian akan berfungsi untuk memantau proses transformasi serta untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut telah memenuhi tujuannya.

bb) Sistem Open Loop

       Dalam hal ini tidak ada cara dalam mengendalikan outputnya

c c) Sistem Fisik

       Terdiri dari sumber fisik, misalnya : sistem komputer

dd) Sistem Konseptual

       Menggunakan sumber-sumber konsepsi/ fisik, misalnya data dan informasi yang disimpan dalam computer. 

Data :

Adalah gambaran / fakta secara relative belum berarti bagi penerimanya. Contohnya : Jam kerja

Informasi :

Adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti

Evolusi Sistem Informasi Brebasis Komputer :

1.        Sistem Informasi Akuntansi

2.       Sistem Informasi Manajemen

3.       Sistem Pendukung Keputusan

4.      Otomatisasi Kantor

5.       Sistem Pakar

III.                KESIMPULAN

Pentingnya pengenalan Sistem Manajemen Informasi sebelum kita mengaplikasikannya. Dengan pengenalan yang kami jelaskan diatas diharapkan pengguna atau user dapat lebih mengerti dan memahami konsep maupun aplikasi yang dijalankan.

IV.                DAFTAR PUSTAKA

Indrajit, Eko. R. 2006. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.

Elex Media Komputindo.

Mcleod, Raymond, Jr. 2006. Management Information Systems. Edisi

Kedelapan. Prentice Hall.